Envoi automatique au comptable

Ce que reçoit le comptable

Le 1er de chaque mois vers 7 h, un e-mail part à l'adresse de votre comptable, avec vous (les gérants) en copie, pour le mois écoulé :

• un récapitulatif dans le texte : chiffre d'affaires HT, TVA et TTC par taux, nombre de factures, d'avoirs et de tickets, encaissements par mode de paiement ;
• factures-AAAA-MM.csv : une ligne par facture et avoir (avoirs en négatif), HT et TVA par taux, client, SIRET du client pro, paiement ;
• caisse-tickets-AAAA-MM.csv et caisse-clotures-AAAA-MM.csv : les tickets de caisse et les clôtures du mois ;
• factures-AAAA-MM.zip : les factures en PDF (au format Factur-X pour les clients professionnels identifiés).

Les CSV s'ouvrent directement dans Excel : séparateur point-virgule, virgule décimale, accents conservés.

Régler l'envoi

Dans Factures → Envoi au comptable (réservé au gérant) :

1. Saisissez l'adresse e-mail du comptable. La changer demande la double authentification : c'est là que partent vos données.
2. Cochez Envoyer l'export chaque mois au comptable.
3. Choisissez le contenu : factures, avoirs, caisse (tickets et clôtures).

Tester ou renvoyer

• Envoyer maintenant le mois dernier envoie tout de suite le même e-mail, pour vérifier avec votre comptable.
• Télécharger (zip) donne exactement le même contenu sur votre appareil (double authentification requise).
• L'historique liste chaque envoi : date, destinataire, nombre de factures, et l'erreur s'il n'est pas parti.

Bon à savoir

• L'envoi automatique ne part qu'une fois par mois, même si le serveur redémarre ; un envoi fait à la main ne l'empêche pas.
• Si les PDF dépassent 5 Mo, ils ne sont pas joints (une messagerie refuserait l'e-mail) : le comptable reçoit les CSV et un mot l'invitant à vous les demander ; vous les récupérez avec Télécharger.
• Une même vente peut figurer sur un ticket de caisse et sur une facture : les deux totaux ne s'additionnent pas.

Aucun envoi depuis la démo, ni quand l'abonnement est arrêté.